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職場新鮮人該知道的五項溝通知識

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之前我們有提到,職場溝通這件事情跟是否口若懸河、能言善道未必很有關連(參考:從專案管理體悟的職場溝通法則)。 反而跟體貼心、如何把資料具象化、以及如何帶給他人具體價值等能力關係更大。 但剛入職場的年輕人,還有一件事情也很重要 – 該培養能被他人認可的「態度」。 這不但可以協助我們提升溝通效果、還可以增加主管對自己的信任、讓同事喜歡,進而能讓自己更有成長的空間!

 

而所謂態度,大致可以分成下面幾件事:

 

1. 接受任何工作前,盡量搞清楚老闆指令的原因
簡單的講,就是接受老闆指令時多保持好奇心。

 

這跟溝通有甚麼關係? 其實「感興趣」是一切溝通的起點。 跟新朋友認識我們露出對他的興趣,兩人會可以聊得很開心。 工作上也是一樣! 當老闆指派我們任何工作,背後一定有一個他期待的成果。 但很多職場新人只是聽指令辦事,而沒有多花些心思想想指令背後的期待。 會想說:「喔,老闆你都給我了指令,我就照著做就好。」

 

所以老闆如果說:「小李,你去看看放在隔壁房間的印表機是不是沒紙了?」 小李跑去看看又氣喘吁吁的跑回來報告:「對!印表機沒紙了!」 老闆肯定不會覺得小李做的好吧? 因為老闆會問這問題,很可能是電腦資料送印時獲得錯誤訊息,所以疑惑印表機發生了甚麼事。 他真正想解決的,是讓他可以把資料印出來。 但若小李沒有去想老闆指令背後的期待,老闆就會覺得這人不太靈光。 整件事情追本溯源,其實還是溝通出了差錯 – 接收方沒有正確的解讀訊息。

 

印表機的故事或許好笑,可是我們有多少人是不思考老闆指令背後的原因就去進行? 等老闆不耐煩的給予另一個指令時,或是開口罵人時,我們又埋怨「他幹嘛不一次說清楚」。

 

很多專案不也是這樣? 沒溝通清楚、沒問清楚客戶真正的想望,自以為是的做出成果後,客戶卻說出:「這不是我要的!」。 所以在工作環境我們都該多問一句、多想一下,了解老闆指令背後的目的與期待,才能讓事情更順暢。

 

就算自己真想不透,也要試著多問問老闆。 「老闆,為何上次你要我以XXX的方式進行,但這次卻希望我以YYY的方式進行?」 老闆這時可能會解釋他的考量,你就能更清楚的瞭解他的思維。 而且這樣的工作態度,老闆還可能覺得你有上進心,「想說這年輕人對於我的策略跟布局有興趣,很不錯! 值得培養培養。」

 

當然,有人可能會抱怨:「幹嘛我該多問? 指令不清造成結果錯誤,分明是老闆自己的溝通問題。」 我同意,溝通不良發話方的責任通常更大一些,所以老闆肯定有老闆表達力不足的問題。 但自己聽了指令卻不問、不想、不揣摩,其實也是溝通衝突的幫兇。 而且,就算錯在老闆,自己還是得重做一遍,到頭來還不是自己吃虧嗎?

 

 

2. 禮貌永遠不嫌多
職場溝通順暢的另一個重點,是要讓別人覺得受到尊重,這樣他們才會敞開心房的跟我們互動。所以盡量多用敬稱、多說「請」、「謝謝」、「對不起」,以頭銜職稱稱呼客戶或長官等。

 

雖然有些年輕的朋友會覺得,文字或是用語太過正式、太有禮貌、用太多敬稱,這實在太做作了,也擔心別人會不會覺得自己很八股並取笑自己。 所以有些人或許會想說,自己可以輕鬆一些,叫別人名字、用「喂」當發語詞,或是發發Line來請假之類。 但職場與商場上,禮貌絕對是不嫌多的。 你尊稱別人,別人怎麼樣也不會笑你。 他若是和善的人,可能會跟你說:「別叫我王經理,叫我David就好。」 但這個界限必須得是對方打破,而不能我們想當然的跨越。

 

如果這細節不注意,別人就會覺得我們沒大沒小,覺得我們沒有尊敬的態度。 輕者對方不跟我們來往,更嚴重的我們可能錯過了能教我們、能幫我們的貴人。 所以是不能輕忽的!

 

3. 犯了錯第一步是道歉而非解釋
另一個很多職場新鮮人常犯的錯誤,是當自己做錯某個工作,第一個動作是趕快解釋。 「我以為甚麼甚麼狀況…」、「因為某某人跟我說可以這樣…」、「因為老闆你叫我先做XXXX」、「老闆你又沒說這樣不行..」等。

 

但老實說,這是錯誤的溝通策略。

 

當在工作上出了意外的狀況,第一個重點其實是解決問題。 趕快道歉,解決問題,然後再來慢慢解釋,其實是很重要的概念。 尤其當面對的是不滿的客戶時,這步驟更重要。 對於沒能得到他要結果的人而言,過程是誰害的其實他根本不在意。 拼命撇清關係,不表示對方就會原諒你、更別說因此開心。 當拼命解釋的狀況下,無論客戶或是老闆其實都只會覺得厭煩。 就算問題真不是自己造成的,這樣的態度也只會在別人心裡留下不好的印象。

 

還不如在態度上表現勇於負責與承擔,並努力把問題處理好。 等客戶或老闆心情終於輕鬆了,再來解釋來龍去脈。

 

 

4. 別人講的事情,如果很重要盡量寫下來
職場新鮮人最好能把別人講過的事情牢牢記住。 而要記住最穩當的方法,就是隨時把這些重要的訊息記錄下來。 你可以隨身帶個小筆記本,以現在的數位工具而言,用手機或是觸控筆來記錄也可以。 重點在於不要太過於依賴自己的記憶,不然等到真的需要交出工作時,才發現自己搞錯的數量或內容,這可是會讓客戶或老闆不高興的。

 

此外,就算自己在工作中發現有些不確定去問他們,也會讓他們對自己的能力感到懷疑。 甚至若重複詢問發生好幾次後,別人可會對我們留下糊塗、或粗心大意的印象,這就不是好事了。

 

雖然把別人講的話寫下來這點乍看跟溝通無關。 但確保溝通結論可以被落實,終究還是職場新鮮人得努力的事項。 不然,也太對不起那些願意花時間教我們、或跟我們詳細解說工作內容的那些人了!

 

 

5. 沒人是可以輕視的
最後,很多職場新鮮人常犯的錯誤,是沒有對身邊所有人都有相同的態度。 對上、對外顯得恭敬有餘,但對其他人有時就失去禮數了。 像對大樓警衛、對打掃的工友、對櫃檯、對快遞,可千萬不能露出一副「我可是高級白領」的味道。

 

廣結善緣是要時時放在心中的。 因為在職場上我們所有的表現,其他人都會看在眼裡。 這些人在工作場合中到處穿梭,有時候可會跟你意想不到的人碰到並講到我們。

 

我自己就親眼看過類似的事情。 某個客戶的總經理跟我一起搭電梯下去的時後,電梯停在某一層樓。 門開後一個打掃的阿姨進來。 這打掃阿姨大概在那邊工作很多年,總經理也認識她。 這總經理就跟她打了招呼,問她最近如何。 打掃阿姨就跟他抱怨起來,說你們那個新來的業務很沒禮貌,對她大呼小叫的。 我看那總經理當場就眉頭一皺。 後續有沒有發生什麼狀況我是不得而知。 但一個不小心,可不是就落人口舌了?

 

所以請記得,我們的傳達出去的形象不僅跟我們說甚麼有關,也有可能透過別人的嘴裡間接的傳遞出去。 所以我們若不希望別人傳遞出錯誤的訊息,我們就得在面對每個人時,都給予相同的尊重與禮貌。

 

 

總結
所以,職場要順利,培養一個合宜的溝通態度是很重要的。 讓別人感覺受到尊重、不要樹敵、記住別人講的東西、多問問別人指令背後的原因、對每個人都和善有禮,這些若能好好的做到,必然能讓我們更容易與人相處,並提昇工作的順利度。

 

另外,表現出合宜的溝通態度還有一個好處,會讓我們自己更容易在職場上學到東西。 像有時候會聽到年輕一點的朋友抱怨:「我的主管或是同事都不願意教我工作。」

 

但跟年長一些的朋友聊天,他們則常常抱怨:「這些剛入社會的年輕人,態度都很差,也覺得他們不耐操。 教他們很麻煩也不知道學不學得會? 要是過兩天就離職,不就浪費自己時間了嗎?」 但你問他們真的討厭教年輕的新人嗎? 其實也不至於,只要他們覺得這年輕人有學習心、有上進心、有禮貌、誠懇踏實,其實大部分人也都願意分享所知的。

 

但怎麼表現學習心、上進心、誠懇踏實呢? 其實就是我們這篇講的這幾項態度。 換句話說,溝通不單單只是口語交流,透過正確的舉止傳遞出能讓別人喜歡的工作態度,讓別人會樂於與你溝通及分享,這可是很重要的。 所以職場新鮮人若能把這顧好,絕對能為你帶來好的回報的!

 

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